UNDP, Project Assistant (National), Deadline 3 April 2009

Position Title: Project Assistant (National)

Project Title: Strengthening Institutional Structures and Mechanisms for Dialogue

Type of Contract: Service Contract (SC)

Duration: Six months, with possibility of extension

Duty Station: Dili

Expected Start date: April 2009

1. Background:

The Government is currently implementing a range of programmes under the overall National Recovery Strategy Hamutuk Hari’i Futuru. A key aspect of this strategy is the relocation and reintegration of IDPs. For a minority of IDPs it is anticipated that, with the stabilizing security situation, repairing the damage to their homes will be enough to allow them to return and take occupancy. However for the majority, past experience of community and IDPs dialogue processes indicate that their return will not only require a range of assistance packages but also a process that can pave the way for repairing the community relations that were severed during the civic unrest that has followed the 2006 Crisis. There is already a high demand for a dialogue-based process that can facilitate the return of IDPs into their former communities.This project builds on an existing government programme of activities facilitated by the existing dialogue team of the Ministry of Social Solidarity, and aims to strengthen and expand the size, scope and capacity of the team, which has been supporting the promotion of dialogue since the inception of the former government’s Simu Malu programme.The project aims to address the root causes of conflict in communities through a national dialogue process that focuses on issues of conflict management, and State and Nation building.

2. Duties and Responsibilities:

The Project Assistant will work under the overall guidance and direction of the Project Manager (PM). S/He will report through the PM to UNDP Senior Management. The Project Assistant will be responsible for the following:

1. Finance:

Support the Project Manager, as directed, to fulfill the following tasks:

• Follow up on payment processes with involved units of UNDP and MSS Finance Unit.
• Preparation of requisitions for project expenses as required.
• Liaise with the Ministerial based Dialogue Team to provide Dialogue Team with financial information as required.
• Follow up on each Dialogue Team activities’ expenditure on Pre-Dialogue and Dialogue meetings’ budget report.
• Coordinate with other Ministerial based Dialogue Team to ensure that accurate documentation is kept for all transactions.

2. Administration:

Support the Project Manager to:

• Maintain the project filing system for capacity building mentor, donors, correspondence and other documents.
• Develop an archive of old files.
• Monitor and manage project inventory and supplies, and ensure that it is replenished in a timely fashion.
• Liaise with HR unit of MSS to monitor leave and attendance of Dialogue Team members in the project.
• Assist with procurement of project equipments in accordance to UNDP procurement rules and procedures.
• Assist with the documentary requirements of project staff/dialogue team recruitment.
• Assist with maintaining an up-to-date calendar of project activities and meetings, including scheduling.
• Assist Project Manager with administrative issues by making sure all correspondence between project and Programa Hamutuk Hari’i Futuru MSS is followed upon in a timely manner.
• Organize and provide secretariat support to meetings and workshops, etc, including ensuring availability of effective and timely interpretation and translation.
• Maintain availability of the project vehicles for use by the Dialogue Team members.
• Coordinate with Travel Unit of UNDP to ensure all project vehicles are MOSS Compliant, and ensure project vehicle logbook is maintained on a monthly basis.
• Perform other duties as required.

3. Qualification and Professional Experience:

• Minimum secondary education. Training in relevant area would be an asset.
• Minimum 3 to 5 years of professional experience in project assistance, finance and/or administration.
• Good computer skills are essential, especially proficiency in Microsoft Word, Excel, and Outlook.
• Good oral and written communication skills in English are essential.
• Previous experience with the United Nations or other international organization would be an asset.
• Previous experience with ATLAS would be an asset . Please submit your applications together with curriculum vitae and relevant supporting documents to the following address:

Human Resources Unit

United Nations Development Programme

Obrigado Barracks Compound, Building 11

Caicoli StreetDili, Timor-Leste

Fax : +670 3312408

e-mail : personnel.tp@undp.org

cc to: jose.belo@undp.org and ayako.higuchi@undp.org

The deadline for submitting applications is 3rd April 2009. Only short-listed candidates will be notified. Women candidates are strongly encouraged to apply. UN Agency House, Caicoli Street, Dili. Tel: +670 3312 481, Fax: +670 3312 408 www.undp.east-timor.org

CNE, 20 Positions availaible now

A Comissão Nacional de Eleições pretende contratar técnicos nas áreas de administração e finanças, recursos humanos, planificação, logística e aprovisionamento, comunicação e documentação, e, informática para preencher o quadro do pessoal técnico e administrativo do se secretariado-geral conforme a tabela abaixo.

A CNE convida a todos interessados a concorrerem aos postos mediante o envio de uma carta de motivação, acompanhada de curriculum vitae, nome e contacto de três referências endereçada ao Presidente da Comissão Nacional de Eleições até ao dia 17 de Abril de 2009. Para além dos requisitos relativos a cada um dos postos contidos na matriz abaixo, são requisitos gerais, ter cidadania Timorense comprovada por apresentação de uma copia do cartão de eleitor ou passaporte, idade compreendida entre os 17 e 50 anos de idade, sanidade física e mental comprovada e todas os outros requisitos contidos no Estatuto da Função Pública.

0201 - Director Geral (Técnico Superior Grau A)
Funções:
Dirigir o Secretariado-geral da CNE
Coordenar o trabalho do pessoal técnico profissional e de apoio
Orientar a preparação da documentação das matérias relacionadas com reuniões e outros encontros da Comissão.
Requisitos especiais
Pós-graduação em administração pública ou área afim ou experiência profissional comprovada

0101 - Chefe de Gabinete do Presidente da CNE (Técnico Superior Grau B)
Funções:
Dirigir o gabinete do Presidente;
Coordenar a preparação dos documentos para a consideração do Presidente;
Prestar a assistência administrativa ao Presidente da CNE;
Fazer a triagem da documentação e correspondência endereçada ao Presidente;
Garantir a tramitação célere da documentação emitida pelo Presidente;
Fazer seguimento da implementação das decisões do Presidente;
Requisitos especiais
Licenciatura em administração pública, ciências sociais ou áreas afins e experiência comprovada

0301 - Director de Planificação, Administração e Finanças (Técnico Superior Grau B)
Funções:
Coordenar a elaboração dos planos anuais da CNE;
Dirigir os serviços de administração e finanças;
Supervisar a preparação do orçamento anual;
Garantir a execução efectiva das tarefas administrativas e financeiras;
Controlar a execução do orçamento da CNE
Requisitos especiais
Licenciatura em economia ou gestão ou áreas afins com experiência comprovada.

0302 - Técnico de Planificação (Técnico Profissional Grau C)
Funções:
Recolher dados e informação para planificação estratégica e operacional da CNE;
Preparar os planos estratégicos e operacionais consolidados da CNE;
Estabelecer um sistema de planificação para CNE e o respectivo ciclo e administrar a sua implementação;
Monitorar a implementação dos planos das diferentes divisões orgânicas da CNE.
Requisitos especiais
Bacharelato em economia, gestão, planificação, ou áreas afins. Experiência profissional comprovada.

0305 - Técnico de Administração (Técnico de Administração Grau C)
Funções:
Implementar o sistema administrativo da CNE;
Organizar e manter o sistema de arquivos da CNE;
Coordenar a organização de eventos da CNE;
Gerir a correspondência da CNE;
Preparar relatórios anuais da CNE
Requisitos especiais
Bacharelato em Administração Publica ou áreas afins. Experiência profissional comprovada

0307 – Recepcionista (Técnico Administrativo Grau E)
Funções:
Receber os visitantes a CNE e dar a devida assistência;
Atender aos telefones;
Receber e protocolar a correspondência;
Requisitos especiais
12º ano de escolaridade e experiência

0308 - Técnico de Recursos Humanos (Técnico Profissional Grau C)
Funções:
Gerir o pessoal humanos da CNE;
Preparar plano de recrutamento e, implementar;
Assessorar a CNE em matéria estratégia de pessoal e regime geral de carreiras da Administração pública;
Coordenar o sistema de avaliação contínua de funcionários
Requisitos especiais
Bacharelato em Administração Publica ou áreas afins. Experiência profissional comprovada

0313 - Técnico de Contabilidade (Técnico Profissional Grau D)
Funções:
Manter a contabilidade da CNE organizada;
Garantir a reconciliação das contas da CNE;
Garantir a organização do ficheiro financeiro da CNE;
Manter o devido registo das despesas correntes de acordo com regras de contabilidade púbica;
Preparar os relatórios financeiros da Comissão em colaboração com o técnico financeiro;
Requisitos especiais
Diploma pós-secundário de 2 ou 3 anos e experiência profissional

0314 - Técnico de Aprovisionamento (Técnico Profissional Grau C)
Funções:
Coordenar a aquisição de equipamentos, bens e serviços para a Comissão;
Supervisar a preparação do plano anual de aprovisionamento e logística;
Supervisar o sistema de armazenamento, manutenção e gestão de stocks;
Organizar e manter um inventário geral;
Preparar planos operacionais da CNE;
Requisitos especiais
Bacharelato em Administração Publica ou áreas afins. Experiência profissional comprovada

0316 - Técnico de Logística (Técnico de Profissional Grau D)
Funções:
Identificar as necessidades logísticas anuais;
Preparar o plano logístico anual da CNE;
Criar as condições logísticas para todas as actividades da Comissão;
Organizar o transporte, recepção, inspecção e armazenamento do material eleitoral sensível e não sensível;
Estabelecer sistema de gestão de armazéns incluindo o estabelecimento e manutenção de um sistema de gestão de stock.
Requisitos especiais
Diploma pós-secundário de 2 ou 3 anos e experiência profissional

0317 / 0318 - Assistente de Aprovisionamento e Logística (Assistente Grau F)
Funções:
Assistir os técnicos de aprovisionamento e logística a identificar as necessidades logísticas anuais;
Executar as tarefas logísticas da Comissão;
Manter os equipamentos em bom estado de conservação;
Arrumar e manter a higiene nos armazéns e do stock de material da CNE;
Realizar outros trabalhos manuais que lhe for confiado pelo director.
Requisitos especiais
9 anos de escolaridade ou Experiência profissional equivalente

0320 - Assistente de Escritório (jardineiro) (Assistente Grau G)
Funções:
Manter em bom estado de conservação o espaço exterior da CNE;
Manter os jardim e o pátio da CNE
Requisitos especiais
6 Anos de escolaridade

0401 - Director de Informática Documentação e Comunicação (Técnico Superior Grau B)
Funções:
-Dirigir a gestão dos sistemas de informática documentação e a biblioteca;
Garantir a preparação de planos anuais na área de informática, documentação e biblioteca;
Gerir a informação e documentação da CNE;
Garantir a aquisição, destituição e arquivo da informação necessária para o funcionamento da CNE;
Garantir o necessário sigilo na informação que entra e sai da CNE sem prejuízo a transparência, isenção e independência da Comissão;
Requisitos especiais
Licenciatura em gestão de informação ou áreas afins com experiência comprovada.

0402 Técnico de Informática (Técnico Profissional Grau C)
Funções:
Manter o bom estado da rede informática da CNE;
Planificar, instalar, actualizar e manter os servidores e serviços de Internet;
Dar assistência técnica aos funcionários utentes;
Manter a pagina de Internet da CNE;.
Requisitos especiais
Bacharelato em Informática e gestão de redes ou áreas afins. Experiência profissional comprovada

0404 - Técnico de Comunicação (Técnico Profissional Grau C)
Funções:
Assessorar a CNE na sua ligação com o público, os órgãos de comunicação social e com outras entidades;
Organizar e manter actualizado um banco de dados dos órgãos de Comunicação social;
Preparar os comunicados de imprensa e outros documentos de informação emitidos pela CNE;
Monitorar e analisar os órgãos de comunicação social e o seu papel no processo eleitoral;
Preparar pacotes de informação pública.
Coordenar as acções de educação cívica
Requisitos especiais
Bacharelato em ciência de comunicação ou áreas afins. Experiência profissional em comunicação social comprovada

0405 - Técnico de Educação Cívica (Técnico Profissional Grau D)
Funções:
Planificar e implementar estratégias de educação cívica em informação pública eleitoral;
Coordenar com outras organizações que levam a cabo acções de educação cívica e de comunicação de massa ;
Desenvolver os conteúdos e metodologias para a educação cívica eleitoral;
Garantir que os materiais de educação cívica e eleitoral sejam apurados e em conformidade com a lei
Requisitos especiais
Diploma pós-secundário de 2 ou 3 anos e experiência profissional

0406 - Técnico de Documentação (Técnico Profissional Grau D)
Funções:
Catalogar e arquivar em ordem de assuntos os documentos e relatórios encaminhados de outras divisões;
Observar o tempo limite de arquivamento de documentos e relatórios, gravando em micro fichas ou sistema similar;
Solicitar livros e documentos relativos à eleições em órgãos públicos ou privados para disponibilizá-los à Biblioteca;
Desempenhar outras tarefas que sejam incumbidas pelo Director Geral.
Requisitos especiais
Diploma pós-secundário de 2 ou 3 anos e experiência profissional

0407 - Técnico de Biblioteca (Técnico Profissional Grau C)
Funções:
Dirigir o estabelecimento de um sistema de catálogo para livros, documentos e CDrooms;
Coordenar a manutenção do acervo de documentos e livros de referência da CNE;
Facilitar o acesso do público a documentação disponível;
Planificar a aquisição de livros e outros documentos de interesse para o desenvolvimento da democracia e de eleições em Timor Leste;
Desenvolver estratégias de promoção do uso da biblioteca;
Assistir as subcomissões com informação especializada.
Requisitos especiais
Bacharelato em ciência de Documentação ou áreas afins. Experiência profissional em comunicação social comprovada

0103 - Auditor Interno (Técnico Superior de Grau B)
Funções:
Fazer uma análize independente dos sistemas operacional, financeiro e de controlo da CNE;
Verificar se os sistemas de funcionamento e controlo da CNE são adequados para o cumprimento das suas atribuições;
Recomendar medidas para melhorar os sistemas de gestão e controlo da CNE;
Verificar as contas dos partidos políticos em conformidade com a lei de financiamento público;
Verificar periodicamente as contas e os relatórios da CNE;
Avaliar o grau de cumprimento das leis que regulam as actividades da CNE.
Requisitos especiais
Licenciatura em auditoria ou áreas afins com experiência comprovada.

0220 – Motorista (assistente de grau F)
Funções:
Conduzir os veículos da CNE;
Ser responsável pelo veículo, material, documentos, equipamento, ou outros, confiados a ele para transportar;
Ser responsável pela manutenção diária e limpeza dos veículos sob sua responsabilidade;
Preencher os devidos formulários no acto de aquisição de combustíveis para os veículos da CNE ou em serviço da CNE;
Realizar outras tarefas administrativas e logísticas que lhes forem incumbidas pelo Director Geral.
Requisitos especiais
9 Anos de escolaridade


Para informações detalhadas dos termos de referencia dos postos disponíveis, os interessados podem adquirir cópias na sede da Comissão Nacional de Eleições cita na Av. Bispo de Medeiros, Kintal Bo’ot, Dili, Timor Leste telefone 3310737/ numero de telemovel 7295600 ou solicitando ao senhor Francisco de Araújo Almeida através do e-mail siri_loe@yahoo.co.id.

ADB, Senior Administrative Assistant, 17 April 2009

Administrative Staff -- Field Office
INT-AS-09-002-SOTL 01 Apr 2009


Title : Senior Administrative Assistant
Department : Special Liaison Office in Timor-Leste (SOTL)

Position ID: 02017

Level: 5

1. JOB PURPOSE:

To perform full secretarial services for the Country Director and other administrative assistance for the Resident Mission, and provide statistical and analytical support to country programming, and project and technical assistance processing and administration.

2. EXPECTED OUTCOMES:

Mail/Written Communications/Follow-upEnsures that all correspondence and documents for supervisor are correctly typed and prepared in compliance with ADB's standards; composes and sends out routine letters; drafts more complex correspondence for signature of supervisor.

Ensures that all incoming mails are logged, properly distributed, and promptly brought to the attention of concerned staff, and that outgoing mails/faxes are delivered on time.

Oral Communications/Internal & External ContactsProvides efficient reception services by screening incoming telephone calls, taking accurate messages, dealing with queries from callers and visitors, establishing the nature and priority of requirements of unexpected visitors to ensure that they are routed in a timely manner to the concerned staff.

Coordination/Calendar/TravelEnsures the effective coordination of supervisor's schedule by maintaining diaries and arranging appointments, meetings, travel and accommodation as specified by the supervisor and in accordance with ADB procedures. Coordinates the various activities such as meeting arrangements to ensure that the supervisor's instructions are passed onto the concerned staff.

Office AdministrationEnsures that office filing systems and records are properly maintained and updated in accordance with an existing framework for easy retrieval.
Tracks the flow of documents with the use of database for effective monitoring to meet deadlines.

Maintains a log of visiting missions.

Acts as attendance/leave/overtime coordinator.

Operations Support/Data Analysis/Report GenerationProvides statistical and analytical support for activities relating to country programming, and project and technical assistance (TA) processing and administration, such as in the preparation of the country strategy and program updates, review and update of the Program Preparation Information System database, recruitment of consultants and documentations, update of the technical assistance performance reports and preparation of the project and TA completion reports.

Collects, compiles and analyzes relevant information and data related to the office to produce routine and/or ad hoc statistics/reports as instructed.

OthersPerforms any other duties as may be assigned, for example preparing draft minutes of meetings, keeping records of meetings held, decision taken, etc..

3. EDUCATION REQUIREMENTS:

Bachelor's degree

4. RELEVANT EXPERIENCE AND OTHER REQUIREMENTS:

Suitability to undertake the responsibilities mentioned above at the required level. At least 5 years of work experience.
Excellent command of written and spoken English. Excellent typing skills. Good knowledge of stenography preferred.
Advanced computer skills with sound knowledge of common word-processing, spreadsheets and graphics software used within ADB.
Good coordination and interpersonal skills and supervisory skills. Ability to coordinate proper distribution of tasks among other secretaries. Ability to work with individuals from different cultural/national backgrounds.
Thorough understanding of the role and function of the office and a good general understanding of the organization's purpose.
Good working knowledge of ADB's procedures, formats and standards relevant in the performance of secretarial work.
Ability to work with minimum supervision and exercise judgement on matters of confidentiality and those requiring urgent attention especially in the supervisor's absence.
Familiarity with local languages and institutions.

5. CORE COMPETENCIES:

Technical Knowledge and Skills
Can perform the job independently
Recognizes and corrects things that are wrong
Can answer all routine queries and questions
Client Orientation
Sees colleagues and other departments as clients as well as external contacts
Speaks and acts with respect towards clients
Makes changes to help clients when their needs change
Achieving Results
Manages time to ensure work is completed to deadlines and targets
Prioritizes to ensure important deadlines are met
Manages obstacles to getting work done
Working Together
Regularly assists others in their work
Has supportive and cooperative relationships with other colleagues in the team
Complements the work of other team members
Learning and Knowledge Sharing
Learns new things and keeps knowledge and skills up to date
Volunteers for training and development
Explains new methods of work to colleagues and voluntarily shares useful information

6. IMMEDIATE REPORTING RELATIONSHIPS:
Country Director.

7. IMPORTANT INSTRUCTIONS:
· Applicants should use the Applicant's Information Sheet (applyfrm.xls) available electronically in drive W:\TEMPLATE\BPMSD or in the Forms Management Database in Lotus Notes (Form No. 320). Applications must be submitted to the Resident Representative not later than close of business of 17 April 2009. Late applications will not be accepted.
· APPLICANTS SHOULD COPY THEIR APPLICATIONS TO THEIR DIRECTOR AND RESPECTIVE SUPERVISORS.
· Staff on probation are not eligible to apply. Applicants for promotion must have served at their personal level for at least two years and in their current position for at least one year. Those applying for lateral transfer must have served in their current position for at least 12 months (reference A.O. 2.03, paragraph 5.4).
· Applications from qualified ADB staff will be considered first before external applications.
· The advertised position is a local staff position with a local remuneration package. It is open only to persons who are nationals and residents of Timor-Leste.

PDT, Office Manager, Deadline 31 May 2009

ANP, 2 Positions, Deadline 15 April 2009

UNDP, 6 Positions, Deadline 16 April 2009

TAIS, Database Administrator, Deadline 15 April 2009